Pemohon menghubungi Ketua TBM ALERT atau melalui pihak FKIK UMY maksimal H-7 sebelum penyelenggaraan acara.
Pemohon mengirimkan Term of Reference (TOR) dan surat permohonan permintaan delegasi timkes.
Apabila melalui pihak FKIK UMY, surat permintaan diserahkan kepada pihak dekanat FKIK UMY maksimal H-3 sebelum penyelenggaraan acara.
Biaya ditetapkan oleh TBM ALERT berdasarkan kebutuhan tim kesehatan.
Apabila TBM ALERT tidak dapat menyediakan peralatan yang dibutuhkan, maka pihak pemohon yang menyediakan peralatan tersebut.
Konfirmasi kesanggupan akan disampaikan oleh ketua TBM ALERT Kepada pemohon pada H-3 sebelum penylenggaraan acara.
Pembayaran diserahkan kepada delegasi TBM ALERT yang bertugas pada acara tersebut.
Pada acara yang tidak menginap, delegasi TBM ALERT maksimal aktif beroperasi hingga pukul 21.00 WIB.